Na dzień 25 września 2024 r. zaplanowano wejście w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Ustawa ta nałoży nowe obowiązki na przedsiębiorców zatrudniających pracowników. W związku z powyższym warto zastanowić się kim właściwie są sygnaliści i z czym konkretnie będzie wiązało się wejście w życie nowej ustawy.
Kim jest sygnalista?
Definicję sygnalisty można znaleźć w art. 4 ust. 1 i 2 w/w ustawy. W skrócie jest nim osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Nie należy jednak wiązać tego pojęcia ściśle ze stosunkiem pracy – sygnalistą może być również m.in. praktykant, wolontariusz, członek organu osoby prawnej, wspólnik czy prokurent.
Po dokonaniu zgłoszenia sygnaliście przysługuje szczególny rodzaj ochrony. Zgodnie z art. 11 przedmiotowej ustawy wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Jednakże, nie każde zgłoszenie będzie uprawniało do zostania sygnalistą. Ustawodawca w art. 3 ust. 1 omawianej ustawy przewidział zamknięty katalog naruszeń prawa, których zgłoszenie gwarantuje osobie zgłaszającej ochronę. Są to m.in. naruszenia prawa dotyczące korupcji, ochrony środowiska czy ochrony prywatności i danych osobowych.
Jakie obowiązki spadną na przedsiębiorców w związku z nową ustawą?
W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że nowe obowiązki będą dotyczyć przedsiębiorców, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty).
Przedsiębiorcy spełniające powyższe kryterium, zgodnie z art. 24 ust. 1 omawianej ustawy, będą mieli obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (tzw. „procedura zgłoszeń wewnętrznych”).
Natomiast przedsiębiorcy niespełniający powyższego kryterium, będą mogli fakultatywnie wprowadzić taką procedurę, jednak ustawa nie nakłada na nich takiego obowiązku.
Jak powinna wyglądać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Zakres procedury zgłoszeń wewnętrznych został przedstawiony w art. 25 ust. 1 omawianej ustawy, zgodnie z którym powinna ona określać:
- osobę lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,
- bezstronną osobę lub podmiot, który zweryfikuje zgłoszenie wewnętrzne i będzie prowadził dalszą komunikację z sygnalistą,
- sposób postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia (w terminie 7 dni od jego otrzymania),
- obowiązek podjęcia działań następczych,
- maksymalny, nieprzekraczający 3 miesięcy, termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.
W jakim terminie należy zastosować się do nowych obowiązków?
Trudno jest jednoznacznie określić termin, w którym przedsiębiorcy powinni wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. W samej ustawie brak jest przepisów regulujących przedmiotową kwestię, stanowisko rządu w tej kwestii ulegało natomiast zmianom.
Początkowo rząd stał na stanowisku, że procedury te powinny zostać wprowadzone już w momencie wejścia w życie ustawy, tj. w dniu 25 września 2024 r. Obecnie jednak Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło nowe stanowisko w tej sprawie, w którym wydłużyło ten do dnia 1 stycznia 2025 r. (nie doszło jednak do wydania aktu prawnego, potwierdzającego ww. termin).
Jeżeli pojawią się po Państwa stronie wątpliwości co do tego czy prowadzony przez Państwa podmiot gospodarczy jest obowiązany do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub potrzebują Państwo wsparcia we wprowadzeniu lub dostosowaniu przedmiotowej procedury, a może zastanawiają się Państwo nad innymi zagadnieniami związanymi z niniejszym tematem, zapraszamy do kontaktu. Chętnie wesprzemy Państwa w tych kwestiach. Dzięki temu pozostaniecie Państwo spokojni co do tego, że wasze sprawy są w odpowiednich rękach.